Informativa sulla privacy

Responsabile del trattamento

MyHandler.ai è gestito da Tery Emilson ("we", "us", "our"), con sede in Ontario, Canada. Per domande su come i tuoi dati vengono gestiti, contattaci all’indirizzo: privacy@myhandler.ai

Il nostro impegno

MyHandler.ai è un guardiano AI — legge i tuoi messaggi così non devi farlo tu. Questo significa che la nostra AI elabora il contenuto delle tue email, ma nessun umano vede mai i tuoi messaggi.

Crediamo che la privacy sia costruita attraverso l'architettura, non tramite promesse. Ogni decisione di progettazione — dalla crittografia a livello di colonna all'AI a zero conservazione dei dati — esiste per proteggere le tue informazioni fornendo l'intelligenza di cui hai bisogno.

Cosa raccogliamo e perché

Quando i messaggi arrivano attraverso i tuoi canali collegati, la nostra AI elabora:

• Contenuto del messaggio — archiviato crittografato (AES-256-GCM) per la tua casella di posta, classificazione AI e generazione di bozze. Nessun umano accede mai ai tuoi messaggi.
• Metadati del messaggio — mittente, oggetto, timestamp, canale di origine.
• ＜strong＞Dati del calendario＜/strong＞ — titoli degli eventi, orari, partecipanti e posizione (quando colleghi Microsoft o Google Calendar tramite OAuth).
• Informazioni di contatto — identificatori del mittente, modelli di comunicazione e contesto relazionale derivati dalla cronologia dei messaggi.
• ＜strong＞Informazioni sull'account＜/strong＞ — il tuo nome, l'indirizzo email, il fuso orario e le credenziali di autenticazione.
• ＜strong＞Informazioni di pagamento＜/strong＞ — elaborato da Stripe. Non conserviamo il numero della tua carta di credito — solo il tuo ID cliente Stripe e lo stato dell'abbonamento.
• ＜strong＞Dati delle chiamate vocali＜/strong＞ — quando si utilizza il receptionist vocale AI, l'audio della chiamata viene trasmesso in streaming tramite Twilio e elaborato da ElevenLabs per una conversazione in tempo reale. Le trascrizioni delle chiamate vengono archiviate crittografate.
• ＜strong＞Trascrizioni delle riunioni＜/strong＞ — quando si utilizza il bot per le riunioni (via Recall.ai), i sottotitoli della riunione vengono catturati e archiviati crittografati per l'analisi AI.

Base giuridica per il trattamento

Elaboriamo i tuoi dati in base alle seguenti basi legali:

Cosa memorizziamo

• Contenuto del messaggio — AES-256-GCM criptato a riposo. Utilizzato per la visualizzazione della tua casella di posta, la classificazione AI e la generazione di bozze.
• Riepiloghi generati dall'AI — brevi descrizioni del contenuto del messaggio, mai il messaggio grezzo stesso.
• ＜strong＞Memorie episodiche＜/strong＞ — AI-extracted insights sui tuoi contatti e sui modelli di comunicazione. Cifrato. Attivo fino all'eliminazione dell'account.
• Fascicoli contatti — profili relazionali compilati da AI. Tutti i campi dei dati personali sono crittografati.
• ＜strong＞Eventi di calibrazione＜/strong＞ — registri del tuo feedback sulle classificazioni AI, utilizzati per migliorare l'accuratezza. Attivo fino all'eliminazione dell'account.
• Correzioni della bozza — quando modifichi sostanzialmente una bozza AI, memorizziamo il diff per migliorare le bozze future. Cifrato.
• Vector embeddings — rappresentazioni matematiche dei riassunti dei messaggi per la ricerca semantica. Non reversibile al contenuto originale.

Ciò che non memorizziamo mai

• Numeri di carta di credito o credenziali di pagamento complete (Stripe gestisce questi)
• Password in chiaro
• Allegati email o contenuti dei file
• Cronologia di navigazione o attività al di fuori di MyHandler

Come AI utilizza i tuoi dati

Il nostro AI elabora i tuoi messaggi attraverso tre fasi:

Nessun umano revisiona i tuoi messaggi. Tutta l'elaborazione è automatizzata.

Fornitori AI

Crittografia

Utilizziamo la crittografia a livello di colonna AES-256-GCM per tutti i dati sensibili a riposo. Questo include:

• Contenuto del messaggio, oggetti e anteprime del corpo
• Dettagli di contatto e dati della relazione
• Modelli comportamentali e preferenze
• Token OAuth e credenziali di autenticazione
• Trascrizioni delle chiamate telefoniche e informazioni sul chiamante
• Trascrizioni delle riunioni, partecipanti e punti d'azione
• Esempi di profilo vocale e dati sullo stile di scrittura
• Cronologia correzioni bozza
• Titoli degli eventi del calendario, partecipanti e sedi
• Dettagli dell'evento finanziario

Gli identificatori del mittente utilizzano l'hashing unidirezionale SHA-256 per le ricerche nel database, garantendo che possiamo abbinare i contatti senza memorizzare i loro indirizzi in plaintext.

＜strong＞Nota:＜/strong＞ Il tuo indirizzo email di accesso e il nome visualizzato sono memorizzati non crittografati nella tabella degli account utente, come richiesto dal sistema di autenticazione per l'accesso e il recupero della password. Tutti gli altri dati personali sono crittografati a riposo.

Conservazione dei dati

＜strong＞Eliminazione dell'account＜/strong＞ attiva una cancellazione completa e permanente di tutti i tuoi dati — messaggi, contatti, memorie, cronologia di calibrazione, analisi, contenuti generati da AI, abbonamenti e preferenze. Viene conservata solo una voce anonimizzata del registro di audit che registra l'avvenuta eliminazione.

Servizi di terze parti

Utilizziamo i seguenti servizi di terze parti per fornire la funzionalità di MyHandler:**

Trasferimenti internazionali di dati

MyHandler.ai è gestito dall'Ontario, Canada. I tuoi dati sono ospitati su Microsoft Azure negli Stati Uniti e vengono elaborati dai fornitori di AI con sede negli Stati Uniti (Groq, OpenAI, Anthropic).

Per gli utenti nello Spazio Economico Europeo (EEA), nel Regno Unito o in altre giurisdizioni con restrizioni sul trasferimento dei dati:

• Il Canada ha una decisione di adeguatezza dalla Commissione Europea per i trasferimenti ai sensi del GDPR.
• I trasferimenti negli Stati Uniti sono coperti dalla partecipazione dei nostri sub‑processori al EU‑US Data Privacy Framework (DPF) e/o alle Standard Contractual Clauses (SCCs), ove applicabile.
• Garantiamo che tutti i sub‑processor mantengano le adeguate salvaguardie per i trasferimenti di dati transfrontalieri.

Isolamento dei dati del canale

MyHandler supporta più canali di comunicazione (email, WhatsApp, Slack, Discord e altri). Applichiamo un isolamento rigoroso dei dati tra i canali:

• I dati di un canale non vengono mai mescolati nel contesto AI di un altro canale senza regole esplicite.
• Le risposte AI rispettano le convenzioni del canale — nessuna firma email su WhatsApp, nessun tono informale nelle email formali.
• I canali sono assegnati a livelli di sensibilità: ＜strong＞HIGH＜/strong＞ (email, WhatsApp, telefono, calendario, SMS), ＜strong＞MEDIUM＜/strong＞ (Slack, Teams, Instagram, Google Chat), ＜strong＞LOW＜/strong＞ (Discord, GitHub, GitLab, Linear, Jira, Telegram).
• Le memorie dei canali ad alta sensibilità non vengono mai visualizzate nelle risposte dei canali a bassa sensibilità.
• I dati di contatto cross-channel sono condivisi solo per la stessa identità di contatto verificata.

Cookie & Memoria locale

MyHandler utilizza cookie e archiviazione del browser minimi:

• Token di autenticazione — JWT memorizzati in memoria e token di aggiornamento in archiviazione sicura. Essenziali per l'accesso.
• Nessun cookie di tracciamento — non utilizziamo cookie di analisi, pubblicità o tracciamento di terze parti.
• Nessun pixel di terze parti — nessun Facebook Pixel, Google Analytics o strumenti di tracciamento simili.

I tuoi diritti

A seconda della tua giurisdizione, hai il diritto di:

• Accesso — richiedi una copia di tutti i dati che deteniamo su di te.
• Correzione — aggiorna o correggi le tue informazioni personali.
• Eliminazione — elimina definitivamente il tuo account e tutti i dati associati. Questo è immediato e irreversibile.
• ＜strong＞Esportazione / Portabilità＜/strong＞ — ricevi i tuoi dati in un formato portabile.
• Restrizione — limita come trattiamo i tuoi dati mantenendo attivo il tuo account.
• ＜strong＞Obiezione＜/strong＞ — opporsi al trattamento basato sull'interesse legittimo. Cesseremo il trattamento a meno che non dimostriamo motivi legittimi convincenti.
• ＜strong＞Revoca del consenso＜/strong＞ — dove il trattamento si basa sul consenso (ad esempio, notifiche push), è possibile revocare il consenso in qualsiasi momento senza influire sul trattamento precedente.
• ＜strong＞Presentare un reclamo＜/strong＞ — hai il diritto di presentare un reclamo all'autorità locale per la protezione dei dati se ritieni che i tuoi diritti siano stati violati.

Per esercitare uno di questi diritti, contattaci a privacy@myhandler.ai. Risponderemo entro 30 giorni (o prima se richiesto dalla legge).

Notifica di violazione dei dati

In caso di violazione dei dati che riguarda i tuoi dati personali, provvederemo a:

• Notificare gli utenti interessati senza indebito ritardo e non oltre 72 ore dal momento in cui si è venuti a conoscenza della violazione (ove richiesto dalla legge).
• Notificare l'autorità di vigilanza competente entro 72 ore dove richiesto dal GDPR o dalla legge applicabile.
• Fornisci i dettagli della violazione, i dati interessati e le misure che stiamo adottando per mitigarla.

Residenti della California (CCPA/CPRA)

Se sei residente in California, hai diritti aggiuntivi ai sensi del California Consumer Privacy Act e del California Privacy Rights Act:

• ＜strong＞Diritto di sapere＜/strong＞ — è possibile richiedere le categorie e i singoli elementi di informazioni personali che abbiamo raccolto su di te.
• ＜strong＞Diritto alla cancellazione＜/strong＞ — è possibile richiedere la cancellazione delle proprie informazioni personali. L'eliminazione dell'account rimuove tutti i tuoi dati come descritto sopra.
• ＜strong＞Diritto alla non discriminazione＜/strong＞ — non ti discrimineremo per aver esercitato i tuoi diritti CCPA/CPRA.

Categorie di informazioni personali che raccogliamo:

• Identificatori (nome, indirizzo email, numero di telefono)
• Informazioni commerciali (livello di abbonamento, cronologia fatturazione)
• Attività su Internet o rete elettronica (metadati del messaggio, connessioni del canale)
• Contenuto delle comunicazioni (corpi dei messaggi, archiviati crittografati)
• Inferenze (classificazioni AI, valutazioni delle relazioni, modelli comportamentali)

Privacy dei bambini

MyHandler non è destinato all'uso da parte di persone di età inferiore a 18 anni. Non raccogliamo consapevolmente informazioni personali da bambini. Se scopriamo di aver raccolto dati da una persona di età inferiore a 18 anni, li elimineremo immediatamente.

Modifiche a questa politica

Potremmo aggiornare questa Privacy Policy di tanto in tanto. Quando apportiamo modifiche significative, ti informeremo almeno 30 giorni in anticipo via email e/o tramite una notifica in‑app. L'uso continuato di MyHandler dopo la data di entrata in vigore costituisce accettazione dell'informativa aggiornata.

Contattaci

Se hai domande su questa Informativa sulla privacy o su come gestiamo i tuoi dati, contattaci al:

Tery Emilson, operante come MyHandler.ai
Ontario, Canada
privacy@myhandler.ai